Številni zasebni uporabniki ali zaposleni v podjetjih se soočajo z dejstvom, da je treba dokumente, shranjene v računalniku, nekako strukturirati, hitro prenesti ali nastaviti za splošni dostop. Tega ni vedno mogoče izvesti z ustvarjanjem lokalnega omrežja, saj vanj ni mogoče vključiti vseh naprav. Še posebej v takih situacijah je priporočljiva uporaba sistemov za elektronsko upravljanje dokumentov (EDMS). Takšni programi ponujajo edinstven nabor funkcij, ki močno poenostavijo nalogo upravljanja datotek različnih formatov.
Predlagamo, da pregled začnemo s celovito Microsoftovo rešitvijo, imenovano SharePoint. Gre za zbirko programske opreme s polnim imenom Microsoft SharePoint Products and Technologies. Vključuje več komponent hkrati, ki so odgovorne za organizacijo sodelovanja, za katere predlagamo, da jih podrobneje preberete na uradni spletni strani Microsofta, ker so razvijalci to težavo opisali čim bolj podrobno. To komponento v obliki SharePoint Server je mogoče namestiti samo v operacijski sistem Windows Server, interakcija z vsemi drugimi komponentami pa poteka prek interneta. Ne bomo se osredotočali na namestitve, saj najpogosteje to počnejo sistemski skrbniki podjetij.
Glavni namen SharePointa je ustvariti spletna mesta, ki zaposlenim v enem ali več podjetjih omogočajo sodelovanje. Dokumenti in različne datoteke, naložene na spletno mesto, bodo javno dostopne ali pa je za vsakega posebej nastavljena raven dostopa. Uporabniki z vsemi temi predmeti manipulirajo z uporabo vmesniških elementov. Nalaganje, urejanje in drugo upravljanje osnovne infrastrukture dokumentov poteka prek brezplačne aplikacije Microsoft SharePoint Foundation, ki je del sistema Windows Server. Kot lahko vidite, je obravnavana komponenta precej zapletena in se pogosto uporablja le v velikih podjetjih, kjer je posebej najeta oseba odgovorna za nastavitev programske opreme in njeno pravilno delovanje, zato nismo govorili o popolnoma vseh zmožnostih tega sklopa orodij.
Prenesite izdelke in tehnologije Microsoft SharePoint z uradne strani
FossDoc
FossDoc je še ena rešitev, sestavljena iz številnih različnih komponent, ki delujejo na osnovi odjemalca in strežnika. Predlagamo, da na kratko obravnavamo vsakega od njih, da bi vedeli o namenu in pomenu vseh komponent:
- Strežnik FossDoc - je strežnik in zagotavlja logistiko za programe in drug strežnik, ki opravlja funkcijo sistema za upravljanje baz podatkov. Na ta strežnik je mogoče povezati dodatne module. Določajo samo obnašanje sistema, določajo dodatna pravila in širijo možnosti.
- Spletni strežnik - eden od modulov, ki se poveže s strežnikom aplikacij. On je tisti, ki vam omogoča interakcijo z vsemi programi in datotekami prek spletnega brskalnika, nameščenega v vašem računalniku.
- Zbirka podatkov... Vsako priljubljeno podprto programsko opremo, na primer Microsoft SQL Server ali Oracle, je mogoče namestiti kot bazo podatkov. V njem so shranjene absolutno vse informacije, ki jih uporabniki naložijo v program.
- Odjemalec FossDoc - najpomembnejša komponenta za povprečnega uporabnika, saj je zasnovana tako, da se poveže s strežnikom in tam opravlja vse potrebne naloge, na primer branje datotek, njihovo urejanje, prenos ali brisanje. Naročnik je izveden kot navaden program z grafičnim vmesnikom. Njegovo okno lahko vidite na spodnjem posnetku zaslona.
- Spletni odjemalec FossDoc Je še ena pomembna aplikacija, ki izvaja vse enako kot običajni odjemalec, le v brskalniku, ki uporabniku zagotavlja vsa potrebna orodja in menije za delo z datotekami.
- Skrbnik FossDoc... Zadnja odjemalska aplikacija, ki bi morala biti dostopna samo skrbniku, ki upravlja celoten tok dokumentov. Z njim se ustvarijo uporabniški računi, konfigurira se raven dostopa in povežejo posamezne možnosti.
Zahvaljujoč FossDocu lahko ne samo upravljate dokumente, ki so bili ustvarjeni v drugih programih, temveč tudi sami dodate različne obrazce z vgrajenimi možnostmi.Na primer, tu se uradna naročila brez težav ustvarijo z uporabo standardiziranih obrazcev, dopisovanje poteka prek vgrajenega modula in so prikazani zapisi o registraciji. Kar zadeva samo upravljanje dokumentov, se v FossDocu to opravi v zadevni stranki ali prek spletnega mesta, kot že veste iz zgornjih informacij. Datoteke so navedene kot drevo za lažje krmarjenje po imenikih. Običajno je seznam dokumentov, shranjenih na strežniku, zelo velik, zato ga morate razvrstiti na vse možne načine. Za to ima FossDoc možnost oblikovanja, ki omogoča enostavno kategorizacijo predmetov ali ročno ustvarjanje distribucije.
Prenesite FossDoc z uradne spletne strani
XPages Dynamic
Naslednja rešitev, imenovana XPages Dynamic, je tako napredna kot dve, o kateri smo govorili zgoraj. Njegova posebnost je v prilagodljivi konfiguraciji, ki omogoča optimizacijo sistema elektronskega upravljanja dokumentov za določeno stranko. V standardni programski opremi XPages Dynamic je vgrajenih več grafičnih aplikacij in modulov. Spoznajmo jih podrobneje na istem zgoraj omenjenem primeru:
- Osebje... Že ime prve prijave govori samo zase. Omogoča vam vzdrževanje kadrovske mize, ogled seznama prostih in zasedenih prostih delovnih mest, upoštevanje delovnih izkušenj absolutno vsakega zaposlenega in nadzor nad osebnimi datotekami vseh zaposlenih, vključno z njihovim urejanjem.
- Stiki... Zasnovan za shranjevanje pomembnih informacij v zvezi z naslovi, telefonskimi številkami in elektronsko pošto dobaviteljev, strank in partnerjev. Tu so posnete kartice vseh nasprotnih strank in po vgrajeni možnosti je mogoče hitro iskati podatke.
- Zunanja korespondenca... Ta aplikacija velja za najpomembnejšo za obtok dokumentov, saj se prek nje prejemajo vhodni dokumenti, registrirajo se odhodni obrazci in iščejo in urejajo vse shranjene informacije. Upoštevajte, da lahko hitro iskanje zahtevanega obrazca opravite tudi s črtno kodo.
- Interni dokumenti ORD... Razvijalci predlagajo uporabo ločene aplikacije kot modula za uporabnike z razširjeno stopnjo dostopa. Njegova funkcionalnost je osredotočena na interakcijo z vsemi primarnimi računovodskimi, finančnimi, planskimi dokumenti, trgovino, osebjem in drugimi vrednostnimi papirji.
- Pogodbe... Vsebuje vse potrebne možnosti za delo s pogodbami katere koli oblike in nadzoruje tudi dostop do dokumentov različnih vrst. Uporabnik, ki ima dostop do te poslovne aplikacije, lahko ustvarja dogodke in dogodke, pošilja obvestila vsem zaposlenim, razvršča podatke in spremlja skladnost s pogodbami.
- Imeniki... Druga komponenta, ki je neposredno povezana s potekom dela, ker je tu shranjena popolnoma vsa datoteka. Razvrščeni so po različnih vrstah, razporeditev pa je narejena v obliki hierarhije. Ta komponenta pravilno deluje z vso zgoraj opisano programsko opremo.
Pravkar ste izvedeli o vseh komponentah, ki sestavljajo XPages Dynamic. Zdaj morate podrobneje preučiti njihovo interakcijo z branjem vodnikov razvijalcev na uradni spletni strani. Tako se lahko sami odločite, ali vam ta sistem za elektronsko upravljanje dokumentov ustreza in ali ga je sploh vredno kupiti kot kompleks za trajno uporabo.
Prenesite XPages Dynamic z uradne strani
DIREKTUM
DIRECTUM je profesionalna in draga programska oprema za vsa podjetja, ki jih zanima avtomatizacija pretoka dokumentov. Tu lahko ustvarite dokumente na podlagi že pripravljenih predlog ali jih prenesete iz e-pošte. Kar zadeva papirnate dokumente, jih bomo takoj po končanem skeniranju premaknili v aplikacijo.Za velika podjetja bo ustrezna rešitev DIRECTUM Ario, ki deluje na tehnologiji strojnega učenja. Samodejno razvrsti vso prejeto dokumentacijo in pripravi ustrezne kartice. Na uradni spletni strani so razvijalci celo opisali povračilo te komponente za podjetja na različnih ravneh.
Vse dodane datoteke so shranjene v enem skladišču in jih je mogoče shraniti v različne mape, saj uporabnik komunicira samo z neposrednimi povezavami. Sam seznam map sprva ni, njegov nastanek pa je odvisen od zaposlenih samih, ker je narejen izključno glede na osebne želje in glede na format podjetja. Takšnih imenikov z določeno stopnjo dostopa je lahko neomejeno. Vsak obrazec ima svoj življenjski cikel, po katerem se samodejno premakne v arhiv ali izbriše. Ta je konfiguriran za vsako vrsto dokumenta posebej, kar vam omogoča, da vedno vzdržujete samo posodobljen seznam povzetkov in ne zamašite pomnilnika z nepotrebnimi podatki, ki jih je mogoče izbrisati le ročno. Zahvaljujoč uporabniku prijaznemu vmesniku in vgrajenim možnostim je tudi iskanje kartic bistveno pospešeno, za hiter skok na dokument pa je mogoče optično prebrati edinstveno črtno kodo. Kliknite spodnjo povezavo, da raziščete osnovno predstavitev DIRECTUM in naročite podrobno za svojo organizacijo, če vas ta programska oprema zanima.
DIRECTUM prenesite z uradne spletne strani
elDoc
Kot ste že razumeli, so vsi programi poteka dela, o katerih želimo govoriti v današnjem članku, profesionalni. ElDoc v tem pogledu ni nobena izjema, saj so njegovi razvijalci prav zaradi te rešitve dosegli dober ugled na svetovnem trgu. Vsebuje vse iste komponente, o katerih smo že govorili, vendar je njihova izvedba edinstvena in primerna za podjetja različnih smeri in velikosti. Skrbniku, ki je v interakciji z elDoc, bo vgrajeni konstruktor vsekakor všeč, saj ne bo le pomagal hitro zgraditi novih poti in dodati obrazcev dokumentov, temveč bo pomagal tudi pri obvladovanju naloge, ne da bi pri tem sodeloval zunanji razvijalci. Povprečen uporabnik bo prejel priročen in preprost vmesnik z dostopom do shrambe kadar koli v dnevu.
Poleg tega bo elDoc poenostavil avtomatizacijo rutinskih procesov s povezavo modula TaskBot. Ustvarjalci med predstavitvijo pripovedujejo o njegovem delu in s to aplikacijo ponujajo tudi preizkusno obdobje. Zadevna programska oprema podpira neomejeno število uporabnikov, ki lahko istočasno delajo, lahko povežejo različne programe z uporabo skrbniške plošče in lahko berejo črtne kode, nameščene na dokumentih, kar olajša iskanje. Kar zadeva dodajanje in urejanje dokumentov, je tu ta možnost izvedena na enak način kot pri drugi programski opremi, o kateri smo že govorili. Upoštevajte, da je privzeto jezik vmesnika v elDoc nastavljen na ukrajinščino, vendar ga lahko po želji spremenite v ruščino, angleščino ali katerega koli drugega s seznama, ki je na voljo.
Prenesite elDoc z uradne strani
Alfresco
Alfrescova programska oprema za upravljanje dokumentov vam lahko pomaga nadzirati vsebino vašega podjetja s preglednim upravljanjem informacij in učinkovito skladnostjo z GDPR, kar neposredno pomeni oprijemljive poslovne koristi in prihrani ne samo čas, temveč tudi denar. Alfresco ne bo dovoljeval le nalaganja dokumentov, ki se nahajajo v lokalnem pomnilniku ali v e-poštnem profilu, ta rešitev podpira tudi takojšnje skeniranje s popolnim zajemom podatkov in samodejnim razvrščanjem ter različne možnosti uvajanja. Poleg tega umetna inteligenca s funkcijami strojnega učenja pomaga pri upravljanju datotek. Zahvaljujoč njemu je narejeno hitro razvrščanje, pametno iskanje in polnjenje kart.Sčasoma ta tehnologija deluje vedno bolje, saj se uči sama.
Alfrescove bogate modele metapodatkov je mogoče uporabiti za samodejno premikanje dokumentov skozi namenski postopek upravljanja kart ali življenjski cikel. Vgrajene delovne aplikacije omogočajo enostaven ogled in odobritev dokumentov, ročna določitev procesov pa lahko poenostavi vsako vsebinsko intenzivno delo, kar vedno pozitivno vpliva na delovno učinkovitost. Pri namestitvi Alfresca se bodo vsi zaposleni v podjetju takoj povezali v eno verigo in bodo lahko brez težav komunicirali med seboj. Po potrebi skrbnik samostojno nastavi ravni dostopa, konfigurira imenike in integrira aplikacije. Če vas ta programska oprema zanima, priporočamo, da se seznanite s preizkusno različico in šele nato razmislite o nakupu, da se prepričate, ali programska oprema ustreza vašim zahtevam.
Prenesite Alfresco z uradne spletne strani
INTALEV: Korporativno upravljanje 7
INTALEV: Corporate Management 7 je kompleksna programska oprema, katere glavna funkcionalnost je usmerjena v avtomatizacijo podjetij različnih formatov. Zahvaljujoč temu sistemu lahko upravljate tako zaposlene kot stranke, kar pomeni tudi priročen potek dela. Razvijalci svoj izdelek postavljajo natančno kot orodje za upravljanje, saj lahko nadzoruje popolnoma vse faze poslovanja, od načrtovanja in naročil do obdelave prejetih sredstev in pogodb. Ob nakupu INTALEV: Corporate Management 7 razvijalci izbirajo module v skladu s stranko in mu zagotavljajo vse potrebne aplikacije s predhodno konfiguracijo.
Kar zadeva neposredno interakcijo z dokumenti, so ustvarjalci dodelili ločene module za različne predmete, na primer pri sklepanju pogodb se uporablja poseben meni, sortiranje pa se izvede tudi samodejno. Dohodne dokumente lahko prenesete iz lokalnega pomnilnika, pa tudi po e-pošti ali skenerju. INTALEV: Enterprise Management 7 je enostavno razširljiv, kar vam omogoča povezavo neomejenega števila računov in vedno razširitev prostora za shranjevanje, če jim življenjski cikel datotek ne omogoča, da hkrati ohranijo vse delovno stanje. Kot katera koli druga programska oprema te stopnje je tudi ta kupljena po vnaprej načrtovanem naročilu in pogajanjih z razvijalci. Podrobnejše informacije o tem najdete na uradni spletni strani s klikom na naslednjo povezavo.
Prenesite INTALEV: Corporate Management 7 z uradne spletne strani
DocsVision
DocsVision je zadnja zapletena programska oprema, o kateri želimo govoriti v današnji objavi. Njegova posebnost je v tem, da so razvijalci poskušali čim bolj zmanjšati vstopni prag tako za običajne uporabnike kot skrbnike, ki bodo sistem konfigurirali za pravilno delovanje. Začnimo z običajnimi uporabniki in upoštevajte, da ustvarjalci zagotavljajo, da popolnoma razumejo vmesnik in da ni potrebe po dodatnem usposabljanju zaposlenih. Skrbnik bo šel brez znanja programskih jezikov, ker je celoten kompleks sestavljen iz že delujočih aplikacij, ki jih je skupaj deset.
Ko se med predstavitvijo seznanite z DocsVisionom, lahko samostojno izberete vse kupljene module. Za obtok dokumentov je vsekakor vredno povezati vse glavne rešitve, velik arhiv in pogodbeni obtok dokumentov, če podjetje vodi evidence o tovrstnih karticah. Vse druge komponente so priporočila za velika podjetja, kjer ni dovolj človeške moči za obdelavo velike količine informacij. Kot v drugih primerih tudi razvijalci DocsVision pripravijo predstavitev svoje programske opreme, kjer lahko postavite vsa vprašanja in se odločite, ali boste to programsko opremo kupili za stalno.Na voljo je tudi brezplačna preskusna različica, s katero se boste lažje seznanili z osnovnimi funkcijami DocsVision.
Prenesite DocsVision z uradne strani
Danes smo govorili o najbolj elektronskih sistemih za upravljanje dokumentov. Kot lahko vidite, so vsi namenjeni profesionalni publiki, razdeljeni so proti plačilu in so predstavljeni v obliki zapletenih orodij. Pri izbiri takšne programske opreme je treba pristopiti z vso odgovornostjo, saj gre dejansko za naložbo v razvoj podjetja in ima določene posledice. Če izberete pravo možnost, bodo posledice le pozitivne, postopek upravljanja vseh vidikov poslovanja pa poenostavljen.