Ustvarjanje baze podatkov v programu Microsoft Excel

V zbirki Microsoft Office obstaja poseben program za izdelavo baze podatkov in delo z njimi - Access. Kljub temu pa mnogi uporabniki raje uporabljajo za te namene bolj znano aplikacijo - Excel. Treba je opozoriti, da ima ta program vsa orodja za izdelavo popolne baze podatkov (DB). Ugotovimo, kako.

Postopek ustvarjanja

Baza podatkov v Excelu je strukturiran niz informacij, razdeljenih po stolpcih in vrsticah lista.

Po posebni terminologiji se vrstice DB imenujejo »evidence« . Vsak vnos vsebuje informacije o posameznem objektu.

Stolpci se imenujejo "polja" . Vsako polje vsebuje ločen parameter za vse zapise.

To pomeni, da je okvir katere koli baze podatkov v Excelu redna tabela.

Ustvarjanje tabele

Najprej moramo ustvariti tabelo.

1. Vnesemo glave polj (stolpcev) baze podatkov.
2. Vnesemo ime zapisov (vrstic) baze podatkov.
3. Nadaljujemo s polnjenjem baze podatkov s podatki.
4. Ko je baza podatkov polna, informacije po njej oblikujemo po lastni presoji (pisava, meje, izpolnjevanje, izbira, lokacija besedila glede na celico itd.).

S tem se zaključi vzpostavitev okvira baze podatkov.

Lekcija: Kako narediti mizo v Excelu

Dodelitev atribut baze podatkov

Da bi Excel zaznal tabelo ne le kot celoto celic, namreč kot zbirko podatkov, mora dodeliti ustrezne atribute.

1. Pojdite na kartico »Podatki «.
2. Izberite celoten obseg tabele. Z desno tipko miške kliknite. V kontekstnem meniju kliknite gumb »Dodeli ime ...« .
3. V stolpcu »Ime« navedemo ime, za katerega želimo poimenovati bazo podatkov. Predpogoj je, da se mora ime začeti s črko, v njem pa ne sme biti nobenih presledkov. V stolpcu »Obseg« lahko spremenite naslov območja tabele, vendar, če ste jo pravilno izbrali, tukaj vam ni treba ničesar spremeniti. Če želite, lahko v ločenem polju dodate beležko, vendar je ta možnost neobvezna. Ko so vse spremembe opravljene, kliknite na gumb »V redu« .
4. Kliknite gumb »Shrani« na vrhu okna ali tipko Ctrl + S za shranjevanje baze podatkov na trdem disku ali prenosnem mediju, ki je povezan z računalnikom.

Lahko rečemo, da po tem že imamo pripravljeno bazo podatkov. Z njim lahko delate in v takem stanju, kot je zdaj predstavljeno, vendar se bodo mnoge priložnosti skrajšale. Spodaj bomo razpravljali o tem, kako narediti podatkovno bazo bolj funkcionalno.

Sortiranje in filtriranje

Delo z bazami podatkov, predvsem, omogoča možnost naročanja, izbire in razvrščanja zapisov. Te funkcije povezujemo z našo bazo podatkov.

1. Izberemo informacije o polju, na katerem bomo uredili. Klikni na gumb »Razvrsti«, ki se nahaja na traku na zavihku »Podatki « v orodni vrstici »Razvrsti in filtri« .

   Sortiranje se lahko izvede praktično pri kateremkoli parametru:

   • ime po abecednem vrstnem redu;
   • datum;
   • številka in tako naprej.
2. V naslednjem oknu, ki se prikaže, se bo pojavilo vprašanje, ali želite uporabiti samo izbrano območje za razvrščanje ali ga samodejno razširiti. Izberite samodejno razširitev in kliknite gumb »Razvrsti ...« .
3. Odpre se okno za razvrščanje. V polju »Razvrsti po« navedite ime polja, po katerem bo izvedeno.
   • Polje »Razvrsti« označuje, kako bo izvedeno. Za bazo podatkov je najbolje izbrati možnost »Vrednosti« .
   • V polju "Vrstni red" navedemo , v katerem vrstnem redu bo sortiranje opravljeno. Za različne vrste informacij se v tem oknu prikažejo različne vrednosti. Na primer, za besedilne podatke - to bo vrednost "Od A do Ž" ali "Od I do A" in za številčnico - "Naraščajoče" ali "Padajoče" .
   • Pomembno je zagotoviti, da se vrednost »Moji podatki vsebujejo glave« označijo. Če ni tam, ga morate postaviti.

   Po vnosu vseh potrebnih parametrov kliknite gumb "OK" .

   Po tem bodo podatki v podatkovni bazi sortirani glede na navedene nastavitve. V tem primeru smo razvrščeni po imenu zaposlenih v podjetju.

4. Eno najprimernejših orodij, ko delate v podatkovni bazi Excel, je samodejni filter. Izberemo celoten obseg baze podatkov in v nastavitvenem polju »Razvrsti in filtriramo« klikamo na gumb »Filter« .
5. Kot lahko vidite, so se v poljih z imeni polj pojavili piktogrami v obliki obrnjenih trikotnikov. Kliknemo na ikono stolpca, katere vrednost bomo filtrirali. V odprtem oknu odstranite kljukico od vrednosti, s katerimi želite skriti vnose. Po izboru kliknite gumb "OK" .

   Kot lahko vidite, so bile v tej tabeli skrite črte, ki vsebujejo vrednosti, iz katerih smo odstranili gumba.

6. Če želite vrniti vse podatke na zaslon, kliknite ikono stolpca, s katero je bil filter izveden, in v oknu, ki se odpre, nasproti postavk, označimo. Nato kliknite gumb "OK" .
7. Če želite filter popolnoma odstraniti, kliknite na gumb »Filter« na traku.

Lekcija: Razvrščanje in filtriranje podatkov v Excelu

Iskanje

V prisotnosti velike zbirke podatkov je priročno iskanje po posebnem orodju.

1. Če želite to narediti, pojdite na kartico »Domov « in na traku v orodni vrstici »Uredi«, kliknite gumb »Najdi in označite« .
2. Odpre se okno, v katerem želite določiti zahtevano vrednost. Po tem kliknite »Poišči naslednje« ali »Najdi vse« .
3. V prvem primeru se aktivira prva celica, v kateri je določena vrednost.

   V drugem primeru se odpre celoten seznam celic, ki vsebujejo to vrednost.

Lekcija: Kako narediti iskanje v Excelu

Območja konic

Pri ustvarjanju baze podatkov je primerna za določitev celic z imeni zapisov in polj. Pri delu z veliko bazo podatkov - to je samo potreben pogoj. V nasprotnem primeru boste nenehno izgubljali čas, ko se boste pomikali po delovnem listu, da boste videli, katera vrstica ali stolpec ustreza določeni vrednosti.

1. Izberite celico, območje na vrhu in levi, ki ga morate odpraviti. Nato se bo nahajal pod glavo in desno od ploščatih imen.
2. V zavihku »Pogled« kliknite gumb »Zaporna območja« , ki se nahaja v orodni skupini »Okno« . V spustnem seznamu izberite vrednost »Pinska območja« .

Zdaj so imena polj in zapisov vedno pred vašimi očmi, ne glede na to, kako daleč se pomikate po podatkovnem listu.

Lekcija: Kako zasidrati območje v Excelu

Spustni seznam

Za nekatera polja v tabeli bo optimalno organizirati spustni seznam, tako da lahko uporabniki z dodajanjem novih vnosov določijo samo določene parametre. To je pomembno, na primer, za polje "spol" . Konec koncev, obstajata le dve možnosti: moški in ženski.

1. Ustvarite dodaten seznam. Najprimerneje bo na drugem listu. V njem navedemo seznam vrednosti, ki se bodo pojavile na spustnem seznamu.
2. Izberite ta seznam in ga kliknite z desnim gumbom. V prikazanem meniju izberite »Določi ime ...« .
3. Odpre okno, ki ga že poznamo. V ustreznem polju dodelimo ime našemu območju v skladu s pogoji, ki so že bili obravnavani zgoraj.
4. Vrnemo se na list iz baze podatkov. Izberite obseg, na katerega bo uporabljen spustni seznam. Pojdite na kartico »Podatki «. Kliknite gumb "Preveri podatke" , ki se nahaja na traku v orodni vrstici "Podatkovno delo" .
5. Odpre se okno za preverjanje vidnih vrednosti. V polju »Vrsta podatkov« nastavite stikalo na položaj »Seznam« . V polju "Vir" nastavite znak "=" in takoj po tem, ko brez prostora napišite ime padajočega seznama, ki smo ga dali malo višje. Nato kliknite gumb "OK" .

Zdaj, ko poskusite vnesti podatke v obseg, kjer je bila omejitev nastavljena, se prikaže seznam, v katerem lahko izbirate med jasno določenimi vrednostmi.

Če poskušate v teh celicah zapisati poljubne simbole, se prikaže sporočilo o napaki. Boste morali vrniti in narediti pravilen vnos.

Lekcija: Kako narediti spustni seznam v Excelu

Seveda je Excel v svojih zmožnostih slabši za specializirane programe za izdelavo baz podatkov. Kljub temu ima orodje, ki bo v večini primerov zadovoljevalo potrebe uporabnikov, ki želijo ustvariti bazo podatkov. Glede na dejstvo, da so funkcije Excel znane veliko boljše od standardnih aplikacij v primerjavi s specializiranimi aplikacijami, v tem pogledu ima razvoj Microsofta celo nekaj prednosti.

• ← Združevanje podatkov v Microsoft Excel
• Študentski test v programu Microsoft Excel →